#Finsubito news – cosa fare e come difendersi

Di cosa si tratta

La verifica fiscale è il controllo più approfondito che l’Agenzia delle Entrate o la Guardia di Finanza possono svolgere su un’impresa: i verificatori accedono ai locali dell’azienda, esaminano libri, registri, documenti e archivi informatici, chiedono chiarimenti e al termine redigono un processo verbale di constatazione, nel quale riportano le violazioni che ritengono di aver riscontrato.

Per un imprenditore è un momento delicato, e spesso vissuto con ansia. La buona notizia è che la legge riconosce all’impresa diritti precisi durante la verifica e diverse strade dopo la sua conclusione. La cattiva notizia è che molti errori si commettono proprio nelle prime ore, quando si parla troppo, si consegna senza criterio o si firma senza leggere.

In questo articolo spiego che cosa succede, quali sono i diritti dell’impresa, come comportarsi e quali strade si aprono dopo il verbale. Lungo il testo trovate due fac-simile in PDF: la check-list del primo giorno e il percorso dopo il verbale.

I diritti dell’impresa durante la verifica

Lo Statuto dei diritti del contribuente, all’articolo 12, stabilisce le regole che i verificatori devono rispettare. Le principali sono queste.

• Motivazione e informazione. All’inizio della verifica l’impresa deve essere informata delle ragioni che la giustificano e del suo oggetto, dei propri diritti e della facoltà di farsi assistere da un professionista.
• Orari e disagio minimo. Gli accessi si svolgono di norma durante l’orario di attività e con il minor intralcio possibile al lavoro.
• Assistenza. L’impresa può farsi assistere da un professionista abilitato alla difesa davanti ai giudici tributari. Su richiesta, l’esame dei documenti può avvenire nello studio del professionista.
• Durata. La permanenza dei verificatori in azienda non può superare trenta giorni lavorativi, prorogabili di altri trenta nei casi di particolare complessità, motivati dal dirigente. Per le imprese in contabilità semplificata il limite è di quindici giorni lavorativi. Si contano i giorni di effettiva presenza.
• Verbale delle osservazioni. Le osservazioni e i rilievi dell’impresa e del professionista devono essere riportati nei verbali.
• Garante del contribuente. Se la verifica si svolge in modo non conforme alla legge, l’impresa può rivolgersi al Garante.

L’accesso nei locali destinati anche ad abitazione richiede autorizzazioni specifiche, e l’accesso all’abitazione privata è consentito solo con l’autorizzazione dell’autorità giudiziaria in presenza di gravi indizi. Sono regole di garanzia che il professionista verifica fin dal primo momento.

Il primo giorno: che cosa fare e che cosa non fare

Le prime ore di una verifica condizionano spesso tutto il seguito. Questi sono i comportamenti che consigliamo ai clienti, riassunti nel fac-simile check-list del primo giorno.

• Chiamare subito il professionista. È un diritto, e va esercitato prima di rispondere a domande di merito.
• Accogliere con correttezza. I verificatori fanno il loro lavoro: collaborazione e cortesia non sono debolezza.
• Leggere l’atto di accesso. Chi lo ha autorizzato, per quali periodi d’imposta, per quali tributi, con quale oggetto.
• Individuare un unico referente in azienda, che sappia dove sono i documenti e che coordini le risposte con il professionista.
• Consegnare i documenti richiesti, con un elenco. Tenere traccia di che cosa è stato consegnato, in quale versione e quando. Non distruggere né occultare nulla: oltre a essere un reato, rende impossibile la difesa.
• Non fare dichiarazioni improvvisate. Le dichiarazioni rese durante la verifica vengono verbalizzate e possono essere usate. Meglio rispondere per iscritto, dopo aver verificato i documenti.
• Leggere i verbali prima di firmarli e far inserire le proprie osservazioni. La firma attesta la consegna, non l’accordo sul contenuto.

Il processo verbale di constatazione

Al termine della verifica i verificatori redigono il processo verbale di constatazione, che riassume le operazioni svolte, i documenti esaminati e i rilievi. Non è ancora un atto impositivo: non chiede pagamenti e non è impugnabile davanti al giudice. È però la base su cui l’ufficio costruirà l’eventuale avviso di accertamento.

Dal momento della consegna del verbale l’impresa deve analizzarlo con cura, rilievo per rilievo: quali sono fondati, quali sono discutibili, quali sono sbagliati. Per ciascuno occorre raccogliere documenti, prove e argomenti giuridici. È il lavoro che svolgiamo nella fase di contenzioso tributario, che comincia molto prima del ricorso.

Va anche valutato con attenzione se dal verbale emergono possibili profili penali: alcune violazioni, oltre determinate soglie, costituiscono reato e i verificatori sono tenuti a trasmettere la notizia alla procura. In questi casi la strategia fiscale e quella penale devono essere coordinate fin dall’inizio, e la società deve valutare anche la propria esposizione ai sensi del decreto 231.

Dopo il verbale: le strade possibili

Dopo il verbale si aprono diverse strade, che spesso possono essere combinate. Sono riassunte nel fac-simile il percorso dopo il verbale.

Il ravvedimento operoso. Anche dopo la consegna del verbale l’impresa può regolarizzare spontaneamente le violazioni che ritiene fondate, pagando imposte, interessi e sanzioni ridotte. Serve quando alcuni rilievi sono indiscutibili e conviene chiuderli subito.

L’adesione al verbale. La legge consente di aderire ai contenuti del verbale con una riduzione delle sanzioni, entro termini brevi. È una scelta da fare solo quando il verbale è sostanzialmente corretto.

Il contraddittorio preventivo. Prima di emettere l’avviso di accertamento, l’ufficio deve di regola inviare all’impresa uno schema di atto, assegnandole un termine per presentare osservazioni e documenti, come previsto dall’articolo 6-bis dello Statuto del contribuente. È un momento decisivo: osservazioni ben costruite possono far cadere o ridurre i rilievi prima che diventino un atto.

L’accertamento con adesione. L’impresa e l’ufficio possono definire la pretesa in contraddittorio, con un accordo sulle imposte dovute e con le sanzioni ridotte a un terzo del minimo, pagabili anche a rate. Le regole e i moduli sono nella scheda dell’Agenzia delle Entrate.

Il ricorso al giudice tributario. Se l’accertamento è infondato e non si raggiunge un accordo, si impugna davanti alla Corte di giustizia tributaria. La riforma ha rafforzato il ruolo delle prove e reso il processo più tecnico: un ricorso si vince con i documenti preparati prima.

La scelta fra queste strade dipende dalla solidità dei rilievi, dagli importi, dai profili penali e dalla situazione finanziaria dell’impresa.

La prevenzione: come prepararsi prima che arrivi una verifica

La migliore difesa in una verifica è quella preparata quando la verifica non c’è. Le imprese che la affrontano meglio hanno in comune alcune abitudini.

• Contabilità aggiornata e riconciliata, con le banche, i clienti e i fornitori.
• Contratti scritti per le operazioni importanti e per i rapporti con le società del gruppo e le parti correlate.
• Documentazione delle decisioni: verbali, pareri, analisi che spiegano perché si è fatta una certa operazione. È la prova delle ragioni economiche.
• Controlli sui fornitori, per evitare di trovarsi coinvolti in frodi altrui con fatture per operazioni inesistenti.
• Attenzione ai crediti d’imposta, che sono oggi una delle aree più controllate: documentazione completa prima di utilizzarli in compensazione.
• Un archivio ordinato, fisico e digitale, che permetta di ritrovare in poco tempo ciò che i verificatori chiedono.

Molte di queste abitudini coincidono con gli assetti organizzativi adeguati richiesti dal codice civile agli amministratori, e con i presidi di un modello organizzativo contro i reati tributari.

Un esempio: due verifiche, due esiti

Ecco un caso costruito per l’esempio. Due S.r.l. della logistica simili ricevono una verifica della Guardia di Finanza sugli stessi temi: costi per servizi di un subappaltatore poi rivelatosi inaffidabile e un credito d’imposta per investimenti utilizzato in compensazione.

La prima azienda risponde a voce alle domande del primo giorno, ammettendo di non conoscere bene il subappaltatore. Non trova i documenti tecnici del credito d’imposta. Il verbale contesta l’indeducibilità dei costi e l’indetraibilità dell’IVA, e il credito d’imposta come non spettante. Le somme superano le soglie penali.

La seconda azienda chiama subito il professionista. Consegna i contratti con il subappaltatore, i documenti di trasporto, le verifiche fatte sul fornitore prima di incaricarlo e la prova dei pagamenti tracciati. Per il credito d’imposta consegna la perizia tecnica e la documentazione degli investimenti. Nel verbale fa inserire le proprie osservazioni. Il rilievo sui costi viene ridimensionato, quello sul credito d’imposta non viene mosso. Con lo schema di atto l’ufficio propone una definizione parziale, che l’azienda chiude con l’accertamento con adesione sulle sole parti fondate.

Stessa verifica, esiti molto diversi: la differenza l’hanno fatta i documenti e il comportamento delle prime ore.

Gli errori che vediamo più spesso

Parlare troppo e subito. Dichiarazioni improvvisate, a volte imprecise, finiscono nel verbale e pesano più dei documenti.

Non chiamare il professionista. L’assistenza è un diritto: rinunciarvi nelle prime ore significa affrontare da soli il momento più delicato.

Firmare senza leggere. I verbali vanno letti e integrati con le proprie osservazioni.

Consegnare documenti senza traccia. Senza un elenco di ciò che è stato consegnato, è difficile ricostruire dopo che cosa i verificatori avevano.

Sottovalutare lo schema di atto. Il contraddittorio preventivo è un’occasione reale per far cadere i rilievi: rispondere in modo generico la spreca.

Ignorare i profili penali. Quando gli importi superano certe soglie, la strategia va coordinata con un penalista fin dal primo giorno.

Chiudere tutto per stanchezza. Aderire a un verbale infondato per «chiudere la pratica» può costare molto più di una difesa ben fatta.

Non imparare dalla verifica. Le criticità emerse vanno corrette nell’organizzazione, perché una seconda verifica troverebbe gli stessi problemi.

Da dove cominciare

Se la verifica è in corso, il primo passo è chiamarci subito: lo studio interviene in azienda o da remoto per assistere l’impresa nelle prime ore, leggere gli atti e impostare la strategia. Se avete ricevuto un verbale o uno schema di atto, portateci i documenti al più presto: i termini per rispondere sono brevi.

Se volete invece prepararvi prima, partiamo da una verifica preventiva delle aree più esposte: costi, fornitori, crediti d’imposta, operazioni con parti correlate. Potete prenotare un appuntamento in studio, in via Abbondio Sangiorgio 18 a Milano, o in videochiamata, oppure chiamare lo studio allo 02 80897709. Seguiamo le imprese anche nelle fasi successive, fino al contenzioso tributario, con un avvocato interno e il coordinamento con i penalisti quando serve.